English and Spanish · Full-time, on-site in Virginia Beach · $18.50–$21.00 per hour · Mid-November 2026 start. Entry-level applicants welcome.
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Be the Welcoming Voice Someone Needs
The Phoenix Trial Firm is hiring a Bilingual Receptionist & Intake Specialist to welcome visitors, answer calls, and help prospective clients take the first step toward speaking with an attorney.
Our firm handles personal injury, criminal defense, DUI, and serious traffic matters throughout Hampton Roads and Virginia. People often contact us during stressful moments. A calm conversation, careful listening, and clear next steps can make a meaningful difference.
If you enjoy helping people and keeping details organized, we encourage you to apply. Previous law firm experience is helpful, but it is not required.
What you’ll do
Your main priorities will be welcoming people, gathering accurate information, scheduling consultations, and following up. You will use the firm's approved intake questions and procedures, with legal questions referred to an attorney.
- Answer calls in English and Spanish, greet visitors, and direct people to the appropriate team member.
- Take clear messages and help existing clients reach the person handling their matter.
- Speak with prospective clients and gather basic contact information, relevant dates, and a summary of their concerns.
- Enter accurate intake notes and contact details into the firm's system.
- Schedule consultations and send appointment confirmations and reminders.
- Explain the consultation process, requested documents, and approved fee information.
- Follow up on inquiries, incomplete information, and appointments that need to be scheduled or rescheduled.
- Alert the legal team to urgent concerns, upcoming court dates, and questions requiring attorney review.
- Pass complete intake information to the legal team when a matter is accepted.
- Keep reception organized and coordinate with teammates when calls, visitors, or longer intake conversations overlap.
What we’re looking for
- Comfort speaking, reading, and writing in English and Spanish, including phone conversations and routine messages.
- A friendly, professional telephone manner and good listening skills.
- Patience when speaking with someone who may be worried or frustrated.
- Accurate typing, basic computer skills, and good organization.
- Reliability and respect for confidential information.
- Ability to work full-time, on-site in Virginia Beach, beginning in mid-November 2026.
Experience in customer service, reception, appointment scheduling, hospitality, a medical office, or an insurance office is welcome. Strong people skills and consistent follow-through are important in this role.
Why this role matters
You will help English- and Spanish-speaking clients feel heard and understand their next step. This position offers practical experience in client service, scheduling, and legal intake while working with a legal team serving the Hampton Roads community.
How to apply
Apply through this posting with your résumé. No cover letter is required.
Please answer these three brief questions: 1. Are you comfortable speaking, reading, and writing in English and Spanish?
2. What customer service, reception, or office experience would you bring to this role?
3. Can you work full-time, on-site in Virginia Beach, starting in mid-November 2026?
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Recepcionista Bilingüe y Especialista en Atención Inicial de Clientes
Inglés y español · $18.50–$21.00 por hora · Tiempo completo · Presencial en Virginia Beach · Inicio a mediados de noviembre de 2026.
Aceptamos solicitudes de personas que buscan su primera oportunidad en el ámbito legal.
Sea la Voz Amable que Alguien Necesita
The Phoenix Trial Firm busca un Recepcionista Bilingüe y Especialista en Atención Inicial de Clientes para recibir visitantes, contestar llamadas y ayudar a clientes potenciales a dar el primer paso para hablar con un abogado.
Nuestra firma atiende asuntos de lesiones personales, defensa penal, conducción bajo la influencia del alcohol o drogas -DUI- e infracciones graves de tránsito en Hampton Roads y Virginia. Muchas personas nos contactan durante momentos difíciles. Una conversación tranquila, escuchar con atención y explicar los siguientes pasos puede marcar una diferencia importante.
Si disfruta ayudar a otras personas y mantener la información organizada, le invitamos a postularse.
La experiencia previa en una firma de abogados es deseable, pero no es obligatoria.
Sus funciones
Sus principales responsabilidades serán recibir a las personas, recopilar información precisa, programar consultas y dar seguimiento. Utilizará las preguntas y los procedimientos de atención inicial aprobados por la firma. Las consultas jurídicas se remitirán a un abogado.
- Contestar llamadas en inglés y español, recibir visitantes y dirigir a cada persona al integrante correspondiente del equipo.
- Tomar mensajes claros y ayudar a los clientes actuales a comunicarse con la persona responsable de su asunto.
- Conversar con clientes potenciales y recopilar datos básicos de contacto, fechas relevantes y un resumen de sus inquietudes.
- Registrar correctamente las notas de atención inicial y los datos de contacto en el sistema de la firma.
- Programar consultas y enviar confirmaciones de citas y recordatorios.
- Explicar el proceso de consulta, los documentos solicitados y la información autorizada sobre honorarios.
- Dar seguimiento a solicitudes de información, datos incompletos y citas pendientes de programar o cambiar.
- Informar al equipo legal sobre inquietudes urgentes, fechas judiciales próximas y preguntas que requieran la revisión de un abogado.
- Entregar información inicial completa al equipo legal cuando la firma acepte un asunto.
- Mantener organizada la recepción y coordinar con sus compañeros cuando coincidan llamadas, visitantes o entrevistas iniciales más extensas.
Lo que buscamos
- Facilidad para hablar, leer y escribir en inglés y español, incluyendo conversaciones telefónicas y mensajes habituales.
- Trato telefónico amable y profesional, y capacidad para escuchar con atención.
- Paciencia al conversar con personas que puedan estar preocupadas o frustradas.
- Precisión al escribir, conocimientos básicos de computación y buena organización.
- Responsabilidad y respeto por la información confidencial.
- Disponibilidad para trabajar a tiempo completo y de manera presencial en Virginia Beach, a partir de mediados de noviembre de 2026.
Se valorará la experiencia en servicio al cliente, recepción, programación de citas, hotelería, consultorios médicos u oficinas de seguros. Las habilidades para tratar con las personas y dar seguimiento constante son importantes para este puesto.
La importancia de su trabajo
Ayudará a que los clientes de habla inglesa y española se sientan escuchados y comprendan el siguiente paso. Este puesto ofrece experiencia práctica en servicio al cliente, programación de citas y atención inicial en el ámbito legal, trabajando con un equipo que sirve a la comunidad de Hampton Roads.
Cómo postularse
Envíe su currículum a través de este anuncio. No se requiere carta de presentación.
Responda estas tres preguntas breves: 1. ¿Se siente cómodo hablando, leyendo y escribiendo en inglés y español?
2. ¿Qué experiencia en servicio al cliente, recepción u oficina aportaría a este puesto?
3. ¿Puede trabajar a tiempo completo y de manera presencial en Virginia Beach, comenzando a mediados de noviembre de 2026?
