Los registros médicos ayudan a documentar la atención que recibió después de un accidente. Son distintos a las facturas: una factura identifica los gastos, mientras que un registro clínico puede describir los síntomas, los hallazgos, el tratamiento y las instrucciones de seguimiento. Un expediente útil para reclamaciones por lesiones suele requerir más que una captura de pantalla del resumen de la visita a un portal de pacientes.
Comienza con una lista de proveedores
Enumere cada lugar donde recibió atención médica y los días aproximados. Incluya el servicio de ambulancia, el departamento de emergencias, los médicos de seguimiento, la instalación de imágenes, los proveedores de terapia y, si es relevante, las farmacias. Una sola visita al hospital puede generar registros o facturas de más de una organización, así que pregunte en qué departamento se mantienen cada documento.
Si ya tiene un abogado, verifique quién está gestionando las solicitudes de registros antes de solicitar copias duplicadas. Comparta la lista de proveedores y cualquier documento que ya haya recibido. Actualice la lista periódicamente cuando se presente a una nueva cita o se reciba una nueva referencia.
Solicite los documentos que realmente necesite
Una solicitud debe identificar al paciente, las fechas relevantes, la información solicitada y el lugar donde debe enviarse. Pregunte al proveedor qué verificación de identidad y formulario de solicitud necesita. Dependiendo de su atención médica y de las necesidades de la reclamación, los documentos que se deban discutir pueden incluir:
- Archivos del departamento de emergencias y de los servicios de ambulancia, incluidas las instrucciones de alta.
- Notas de la oficina, resultados de los exámenes, referencias y planes de tratamiento.
- Los informes de la imagen y, cuando sea necesario, las imágenes mismas; estos son elementos separados.
- Evaluaciones de la terapia, notas de progreso y registros de asistencia.
- Facturas detalladas e información de pago solicitadas al departamento de facturación correspondiente.
Guárdese una copia de cada solicitud y de la confirmación de su entrega. Un simple registro con el proveedor, las fechas solicitadas, la fecha de presentación, la respuesta y los artículos que faltan facilita la gestión posterior.
Conozca los derechos de acceso y siga de cerca los retrasos
El HHS explica que la HIPAA generalmente otorga a los individuos el acceso a sus registros médicos y de facturación. conservados por proveedores y planes de salud con cobertura, con algunas excepciones. Para estos derechos de acceso, una factura de tratamiento no pagada no es motivo para negar la copia, aunque pueden aplicarse costos de copia no pagados. Las anotaciones psicoterápias individuales tienen reglas distintas.
Para solicitudes reguladas por Código de Virginia § 32.1-127.1:03(E), Para que una solicitud escrita cumpla con los requisitos del estatuto, la entidad debe responder dentro de los 30 días proporcionando acceso o una respuesta alternativa especificada, como explicar que no tiene los registros. La sección también reconoce que otras leyes regulan algunos pedidos. Esto no garantiza que todos los documentos solicitados se entreguen dentro de los 30 días en todas las situaciones.
Si la respuesta es tardía o incompleta, póngase en contacto con la oficina de registros con los detalles de su solicitud. Pregunte qué sigue pendiente y si la solicitud requiere aclaraciones. Ofrezca a su equipo jurídico cualquier negativa o explicación para que pueda evaluar la próxima acción apropiada.
Verifique la autorización de seguro antes de firmar
Una autorización que permite a un asegurador recopilar datos personales es diferente de una solicitud para obtener una copia propia. Lee quién puede obtener la información, qué proveedores y cuándo se aplica, qué datos se incluyen y cuánto tiempo dura. Solicita una explicación de términos que no entiendes y discútelo con tu abogado sobre una solicitud más amplia.
No oculte información relevante sobre el tratamiento previo ni cambie los documentos. Los registros anteriores pueden ayudar a explicar la diferencia entre una condición existente y los síntomas que se presentan tras el accidente. El alcance adecuado depende de las lesiones y los problemas que se presenten en la reclamación en particular; ni una liberación sin restricciones ni una negativa general se adaptan a todas las situaciones.
Mantenga los originales intactos y use un proceso de transferencia segura
Guarde los archivos originales por separado de sus notas. Si encuentra una fecha o una descripción incorrecta, marque el problema y pregunte al proveedor sobre el proceso de corrección. No edite usted mismo un registro descargado. El HHS describe un proceso para solicitar una modificación y resolver una discrepancia sobre el registro.
Pregunte a su equipo jurídico cómo entregar documentos médicos de forma segura. Nuestro Recursos de los clientes de PI actualizaciones sobre la organización de los casos. Para preguntas sobre el pago, consulte Gastos médicos mientras se tramita una reclamación por accidente de coche en Virginia.
Para discutir una reclamación por lesión y los registros necesarios para evaluarla, visite nuestra página web. Página de accidentes de tráfico de Hampton Roads, Contacto The Phoenix Trial Firm, o llame 757-777-9285.
